Cet article s'adresse aux administrateurs d'un CSE utilisant la subvention Remboursement sur facture de Swile. Pour que vos bénéficiaires puissent soumettre des demandes de remboursement sur facture, vous devez au préalable avoir créé une règle de remboursement (voir : Comment créer une subvention « Remboursement sur facture » ?).
📑 Sommaire
📂 Où trouver les demandes de remboursement sur facture ?
Une fois votre subvention Remboursement sur facture en ligne, vos bénéficiaires peuvent soumettre leurs documents. Vous retrouvez leurs demandes dans l'onglet Subventions de votre espace administrateur Cadeaux et avantages, en cliquant sur la subvention concernée.
✅ Comment consulter et modifier le statut d'une demande de remboursement sur facture ?
Pour traiter les demandes de remboursement sur facture, cliquez sur la subvention concernée dans l'onglet Subventions, puis descendez en bas de la page jusqu'à l'encart Historique de remboursement.
Vous pouvez modifier le statut d'une demande de remboursement sur facture de deux façons :
- Demande par demande : cliquez directement sur la demande. Un panneau latéral s'ouvre sur la droite ; vous y modifiez le statut en bas du panneau.
- En masse : cochez plusieurs demandes, puis modifiez leur statut simultanément.
Voici les statuts disponibles pour une demande de remboursement sur facture :
| Statut | Signification | Action suivante possible |
|---|---|---|
| À traiter | Demande soumise par le bénéficiaire, mais pas encore analysée par vos soins. | Passer au statut Accepté. |
| Accepté | Demande acceptée, mais le virement n'est pas encore effectué. | Passer au statut Virement en cours (ou générer le fichier SEPA). |
| Virement en cours | Vous avez initié le virement bancaire. | Passer au statut Remboursé. |
| Remboursé | Demande acceptée et remboursée. En cas d'erreur, cliquez sur la demande puis sur Revenir à accepter pour repasser au statut Accepté. | — |
| Décliné | Demande étudiée puis rejetée. | — |
Lorsque vous cliquez sur une demande de remboursement sur facture, le panneau latéral affiche trois onglets :
- Informations : les informations de la demande (montant, bénéficiaire, détail de la demande, document envoyé, détails bancaires du bénéficiaire).
- Historique : toutes les actions liées à la demande, avec leurs dates.
- Commentaires : vous pouvez ajouter un commentaire lié à la demande. Il est visible uniquement par les administrateurs, jamais par les bénéficiaires.
💸 Comment générer le fichier SEPA à transmettre à ma banque ?
💡 Bon à savoir sur le fichier SEPA
Il n'existe aucune liaison directe entre votre banque et Swile : vous générez un fichier SEPA depuis Swile, puis vous le transmettez à votre banque. La génération du fichier SEPA ne prend en compte que les demandes de remboursement sur facture au statut Accepté.
- Étape 1 : Cliquez sur l'onglet Subventions, puis sur la subvention de remboursement sur facture concernée.
-
Étape 2 : Dans l'encart Historique de remboursement, cliquez sur Exporter, puis sur Générer un fichier SEPA.
-
Étape 3 : Renseignez les informations du compte bancaire du CSE via lequel vous effectuez les remboursements : Titulaire du compte, IBAN et BIC. Ces informations sont nécessaires lors du dépôt du fichier sur le site de votre banque.
- Étape 4 : Cliquez sur Générer SEPA.
- Étape 5 : Transmettez le fichier SEPA généré à votre banque.
⚠️ À vérifier avant de générer le fichier SEPA
- Le titulaire du compte est normalement le CSE : renseignez le nom de votre CSE.
- Un seul compte bancaire peut être enregistré. En cas de changement, modifiez le compte existant ou supprimez-le pour en ajouter un nouveau.
- Dès que vous générez le fichier SEPA, toutes les demandes au statut Accepté basculent automatiquement au statut Virement en cours.
🏦 Comment déposer le fichier SEPA sur le site de ma banque ?
- Cette étape dépend de votre organisme bancaire. Pour la plupart des banques, l'option de dépôt d'un fichier SEPA se trouve dans le menu Virement.
- Si vous ne trouvez pas cette option, contactez votre conseiller bancaire pour l'activer.
🔄 Comment mettre à jour le statut des demandes de remboursement sur facture après le virement ?
- Une fois le virement réalisé, nous vous conseillons de faire passer les demandes du statut Virement en cours au statut Remboursé, afin d'indiquer qu'elles ont bien été remboursées.
- Si un virement est rejeté par votre banque, passez la demande de remboursement sur facture au statut Décliné. Le bénéficiaire devra alors régulariser ses informations bancaires et refaire une demande.
Vous pouvez ensuite exporter l'historique de vos fichiers SEPA si besoin : dans l'encart Historique de remboursement, cliquez sur Exporter, puis sur Historique des exports SEPA.
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