Comment créer une subvention "Remboursement sur facture" ?

Cet article s'adresse aux administrateurs Swile. Vous avez activé l'option Remboursement sur facture et certains de vos bénéficiaires souhaitent vous transmettre des demandes : la première étape consiste à paramétrer votre subvention Remboursement sur facture.

📒 Comment créer une subvention Remboursement sur facture ?

Pour créer une subvention Remboursement sur facture, suivez ces étapes depuis votre espace administrateur Swile. Le formulaire de création se compose de 4 écrans successifs : Informations générales, Avantages éligibles, Montant et budget, puis Dates et périodicité.

1. Étape 1 : Connectez-vous à votre espace administrateur Swile, puis ouvrez le menu Cadeaux et avantages.
2. Étape 2 : Cliquez sur l'onglet Subventions, puis sur Nouvelle subvention.

3. Étape 3 : Choisissez le type de subvention Remboursement sur facture.

   

4. Étape 4 : Sur l'écran Informations générales de la création de votre subvention Remboursement sur facture, renseignez :

   • le titre de la subvention ;
   • si vous avez souscrit à l'offre Cadeaux / CSE, les personnes concernées : vos collaborateurs et/ou leurs ayants droit (conjoints et enfants) ;
   • si besoin, des critères d'éligibilité (voir : Comment créer et attribuer des critères personnalisés à mes collaborateurs pour mes subventions ?).

   Ces informations seront visibles par les bénéficiaires et leur permettront d'identifier facilement la subvention et ses modalités. Cliquez ensuite sur Suivant.

   

5. Étape 5 : Sur l'écran Avantages éligibles de la création de votre subvention Remboursement sur facture, définissez les règles de remboursement que vos bénéficiaires verront. Par exemple : « Votre CSE vous rembourse vos dépenses et inscriptions à des activités sportives. Envoyez-nous une copie de votre facture. Attention, la facture doit être à votre nom et dater de cette année. » Cliquez sur Suivant.

   

6. Étape 6 : Sur l'écran Montant et budget de la création de votre subvention Remboursement sur facture, renseignez :

   • le montant remboursé par bénéficiaire : le même pour tous (cochez alors Même montant pour tous) ou un montant distinct selon les critères que vous avez configurés ;
   • si besoin, le nombre maximum de demandes que chaque bénéficiaire peut soumettre.

   Cliquez sur Suivant.

   

7. Étape 7 : Sur l'écran Dates et périodicité de la création de votre subvention Remboursement sur facture, renseignez :

   • le renouvellement mensuel ou non de la subvention. Si le renouvellement est activé, vous pouvez choisir de reporter le solde non consommé par les bénéficiaires d'un mois sur l'autre ;
   • la période de validité de la subvention.

   

   Cliquez sur Continuer.

   

8. Étape 8 : Vérifiez la page de récapitulatif de votre subvention Remboursement sur facture, puis cliquez sur Valider la subvention. Votre subvention est créée. 🥳

📒 Où consulter la liste des subventions Remboursement sur facture ?

Dans l'onglet Subventions de votre espace administrateur Swile, vous consultez toutes les subventions paramétrées (boutique ou Remboursement sur facture).

Pour n'afficher que les subventions de type Remboursement sur facture, cliquez sur le bouton Filtrer, puis sélectionnez le Type remboursement.

Vous pouvez archiver une subvention Remboursement sur facture. Une fois archivée, elle n'est plus disponible pour les bénéficiaires. Les subventions archivées restent consultables dans l'onglet Subventions, puis Archivées.

💸 Comment accepter ou refuser une demande de remboursement sur facture ?

Le suivi et la validation des demandes de remboursement sur facture sont décrits dans un article dédié : Subvention — Suivre et accepter les demandes de remboursement sur facture.