Cet article s'adresse aux administrateurs de CSE. Sur l'offre Cadeaux et avantages, vos collaborateurs peuvent ajouter des ayants droit sur leur compte depuis le menu Profil personnalisé. Vous pouvez ainsi leur attribuer des dotations et des subventions selon la composition de leur famille, dans le respect des règles établies par votre CSE.
L'option Ayants droit est facultative et n'est pas activée par défaut. En tant qu'administrateur, vous pouvez l'activer ou la désactiver à tout moment depuis le menu Collaborateurs > Ayants droit. Lors du paramétrage, vous pouvez demander une information au bénéficiaire, avec ou sans justificatif à l'appui.
💡 Responsabilité des données saisies
Le CSE est responsable des données saisies par le bénéficiaire au titre des ayants droit. Swile agit en tant que prestataire de données pour le compte du CSE. Le délégué à la protection des données (DPO) auquel le bénéficiaire peut s'adresser est un administrateur du CSE.
Comment retrouver la liste des ayants droit de mes bénéficiaires ?
Sur l'offre Cadeaux et avantages, vos bénéficiaires peuvent soumettre des demandes d'ajout d'ayants droit (enfant et/ou conjoint·e). Vous retrouvez ces demandes dans le menu Collaborateurs, puis l'onglet Ayants droit.
Sur la page Ayants droit, vous pouvez :
- Appliquer un filtre sur le statut des demandes : Refusé, À traiter, Validé.
- Effectuer une recherche par nom ou prénom du bénéficiaire ou de l'ayant droit.
- Exporter la liste des demandes au format CSV via le bouton Exporter.
Vous pouvez aussi consulter les ayants droit d'un bénéficiaire directement sur sa fiche personnelle :
- Étape 1 : Rendez-vous dans le menu Collaborateurs de l'espace Cadeaux et avantages.
- Étape 2 : Recherchez et cliquez sur le collaborateur concerné.
- Étape 3 : Allez dans l'onglet Général : vous y trouvez la liste des ayants droit du bénéficiaire et vous pouvez accepter les demandes depuis cet écran.
Comment accepter ou refuser une demande d'ajout d'ayant droit ?
En tant qu'administrateur Cadeaux et avantages, vous vérifiez chaque donnée saisie par le bénéficiaire avant de la valider. Allez dans l'onglet Ayants droit et cliquez sur l'ayant droit concerné : une fenêtre affiche les informations saisies par le bénéficiaire.
Vérifiez les pièces justificatives déposées par le bénéficiaire, puis traitez la demande :
- Si tout est en ordre, passez le statut à Validé pour accepter la demande.
- Passez le statut à Refusé s'il manque des documents ou si les informations saisies ne sont pas correctes. En cas de refus, vous devez impérativement joindre un commentaire pour informer le bénéficiaire du motif. Le bénéficiaire peut ensuite modifier ou supprimer sa demande.
Le bénéficiaire est informé de la validation ou du refus de sa demande. Vous pouvez aussi traiter une demande directement depuis la fiche du collaborateur, dans l'onglet Général.
Comment prendre en compte les ayants droit dans mes commandes ?
Sur l'offre Cadeaux et avantages, les ayants droit renseignés vous aident à ajuster vos commandes selon la composition familiale de chaque bénéficiaire :
- Pour les dotations (par exemple : Noël des enfants, rentrée scolaire) : appuyez-vous sur les ayants droit renseignés pour déterminer les typologies de titres cadeaux à créditer pour chaque bénéficiaire, puis passez commande comme d'habitude. Pour le détail du crédit, consultez l'article Comment passer une commande de titres cadeaux ?
- Pour les subventions : sélectionnez directement les ayants droit comme bénéficiaires de la subvention.
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