Cet article s'adresse aux administrateurs de CSE. Lorsque vous disposez de l'offre Cadeaux et avantages Swile, vos collaborateurs peuvent ajouter des ayants droit sur leur compte, depuis le menu Profil personnalisé. Cela vous permet de leur attribuer des dotations et des subventions selon la composition de leur famille, dans le respect des règles établies par votre CSE.
L'option Ayants droit est facultative et n'est pas activée par défaut. Vous pouvez l'activer ou la désactiver à tout moment depuis le menu Cadeaux et avantages > Paramètres > Ayants droit. Lors du paramétrage, vous pouvez demander une information au bénéficiaire, avec ou sans justificatif à l'appui.
💡 Responsabilité des données saisies
Le CSE est responsable des données saisies par le bénéficiaire au titre des ayants droit. Swile agit en tant que prestataire de données pour le compte du CSE. Le délégué à la protection des données (DPO) auquel le bénéficiaire peut s'adresser est un administrateur du CSE.
Comment retrouver la liste des ayants droit de mes bénéficiaires ?
Vos bénéficiaires peuvent soumettre des demandes d'ajout d'ayants droit (enfant et/ou conjoint·e). Vous retrouvez leurs demandes dans le menu Cadeaux et avantages, puis l'onglet Ayants droit.
Sur la page Ayants droit de l'offre Cadeaux et avantages Swile, vous pouvez :
- Appliquer un filtre sur le statut des demandes : Refusé, À traiter, Validé.
- Effectuer une recherche par nom ou prénom du bénéficiaire ou de l'ayant droit.
- Exporter la liste des demandes au format CSV via le bouton Exporter.
Vous pouvez aussi consulter les ayants droit d'un bénéficiaire directement sur sa fiche personnelle :
- Rendez-vous dans le menu Collaborateurs.
- Recherchez et cliquez sur le collaborateur concerné.
- Allez dans l'onglet Général : vous y trouvez la liste des ayants droit du bénéficiaire et vous pouvez accepter les demandes depuis cet écran.
Comment accepter ou refuser une demande d'ajout d'ayant droit ?
En tant qu'administrateur Cadeaux et avantages Swile, vous vérifiez chaque donnée saisie par le bénéficiaire avant de la valider. Allez dans l'onglet Ayants droit et cliquez sur l'ayant droit concerné : une fenêtre affiche les informations saisies par le bénéficiaire.
Vérifiez les pièces justificatives déposées par le bénéficiaire, puis traitez la demande :
- Si tout est en ordre, passez le statut à Validé pour accepter la demande.
- Passez le statut à Refusé s'il manque des documents ou si les informations saisies ne sont pas correctes. En cas de refus, vous devez impérativement joindre un commentaire pour informer le bénéficiaire du motif. Le bénéficiaire peut ensuite modifier ou supprimer sa demande.
Le bénéficiaire est informé de la validation ou du refus de sa demande. Vous pouvez aussi traiter une demande directement depuis la fiche du collaborateur.
Comment prendre en compte les ayants droit dans mes commandes ?
- Pour les dotations (exemple : Noël des enfants, rentrée scolaire) : vous pouvez vous baser sur les ayants droit renseignés pour savoir quelles typologies de titres cadeaux créditer pour chaque bénéficiaire, puis passer commande comme d'habitude. Voir : Comment créditer mes bénéficiaires de titres cadeaux ?
- Pour les subventions : vous pouvez directement sélectionner les ayants droit comme bénéficiaires.
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