Comment passer une commande d'Avantages vacances ?

Contrairement à d'autres avantages, il n'existe aucun plafond d'exonération URSSAF pour les Avantages vacances.

En tant qu'administrateur, vous pouvez prendre en charge les Avantages vacances de deux façons :

• Prise en charge totale : vous financez l'intégralité de la dotation d'Avantages vacances.
• Participation des bénéficiaires : vous mettez en place une participation financière de vos bénéficiaires. Cette gestion ne s'effectue pas sur votre espace Swile, mais en interne au sein de votre organisation.

En mode montant unique, tous les bénéficiaires reçoivent la même dotation d'Avantages vacances.

1. Étape 1 : Depuis votre espace administrateur Cadeaux et avantages, cliquez sur Commandes, puis Nouvelle commande. Cliquez sur Commander dans l'encart Vacances.

   

2. Étape 2 : Sélectionnez le montant unitaire à attribuer à chaque bénéficiaire d'Avantages vacances. Le même montant est appliqué à l'ensemble des bénéficiaires de la commande. Renseignez également une date de rechargement. Si vous choisissez la date du jour, nous vous recommandons d'effectuer virement instantané pour que les fonds arrivent à temps car un un virement classique prend 1 à 3 jours ouvrés. 

   

3. Étape 3 : Ajoutez et gérez vos bénéficiaires d'Avantages vacances avec l'une des trois méthodes :
   • Sélectionner des bénéficiaires existants : choisissez parmi les collaborateurs ayant accepté votre invitation à rejoindre l'espace Avantages. Vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs et en ajouter d'autres manuellement.
   • Importer un fichier .csv ou .xlsx : téléchargez le modèle, complétez les colonnes (nom, prénom, email), puis importez-le. Les erreurs (fautes de frappe, caractères non pris en charge) se corrigent directement depuis l'interface.

   • Ajouter des bénéficiaires manuellement : renseignez pour chacun nom, prénom et email. Vous pouvez ensuite les modifier ou les supprimer.

     

4. Étape 4 : Paramétrez l'email d'activation envoyé à vos bénéficiaires d'Avantages vacances : choisissez un message pré-rédigé ou rédigez le vôtre, ajoutez le logo de votre organisation (510 x 510 px, 2 Mo maximum), visualisez un aperçu, puis sélectionnez la date d'envoi. Les emails sont envoyés entre 9 h et 11 h.

   

5. Étape 5 : Validez et payez votre commande d'Avantages vacances : libellez la commande pour l'identifier (optionnel), consultez le récapitulatif (dotation, bénéficiaires, montant), prenez connaissance des différents RIB sur lesquels effectuer le virement, vérifiez l'adresse de facturation, puis validez. Une fois le paiement confirmé, vos bénéficiaires reçoivent l'email d'activation de leur dotation.

En mode multi-montants, vous attribuez des dotations de montants différents à plusieurs bénéficiaires au sein d'une même commande d'Avantages vacances. Dès que les montants varient d'un bénéficiaire à l'autre, passez en mode multi-montants.

Dans quels cas utiliser le mode multi-montants des Avantages vacances ? Utilisez-le lorsque la dotation varie selon un critère, par exemple :

• Le nombre d'enfants à charge.
• Le quotient familial ou une tranche de revenu.
• L'ancienneté dans l'entreprise.
• Le statut (cadre / non-cadre, temps plein / temps partiel…).
• Tout autre critère défini dans votre règlement intérieur CSE.

1. Étape 1 : Depuis votre espace administrateur Cadeaux et avantages, cliquez sur Commandes, puis Nouvelle commande.

2. Étape 2 : Dans l'encart Vacances, cliquez sur Commander.

   

3. Étape 3 : Au moment de choisir le montant de votre commande d'Avantages vacances, basculez en mode multi-montants via le bouton dédié. Renseignez également une date de rechargement. Si vous choisissez la date du jour, nous vous recommandons d'effectuer virement instantané pour que les fonds arrivent à temps car un un virement classique prend 1 à 3 jours ouvrés. 

   

4. Étape 4 : Importez vos bénéficiaires d'Avantages vacances avec l'une des deux méthodes suivantes :
   • Option A — Import par fichier CSV ou XLSX (recommandé pour les grands volumes) : téléchargez le modèle disponible dans l'interface, qui contient 4 colonnes obligatoires (prénom, nom, email et montant). Les montants avec décimales sont acceptés (séparateur virgule ou point). Les erreurs se corrigent directement dans l'interface.

   • Option B — Saisie manuelle : ajoutez les bénéficiaires un par un, en renseignant pour chacun prénom, nom, email et montant associé.

     

5. Étape 5 : Vérifiez le récapitulatif de votre commande d'Avantages vacances, puis validez. Chaque bénéficiaire reçoit un email d'invitation pour activer sa dotation.

Oui. Le fichier téléchargé depuis l'interface des Avantages vacances est un modèle vierge à compléter avec vos bénéficiaires. Il n'est jamais pré-rempli.

Cette alerte apparaît lorsque le même email est présent plusieurs fois dans le fichier. Cependant, en cas de commande multi-montants, c'est un comportement attendu : ne bloquez pas votre commande, vous pouvez valider (ex. : un salarié avec plusieurs enfants sur une commande multi-montants d'Avantages vacances).

Oui, les Avantages vacances acceptent les montants avec décimales (ex. : 47,50 € ou 47.50 €).

Oui. Depuis le détail d'une campagne passée d'Avantages vacances, vous pouvez télécharger le CSV de cette campagne (avec les données bénéficiaires et les montants) pour le réutiliser comme base.