Cet article s'adresse aux administrateurs de l'espace Cadeaux et avantages. Il explique comment passer une commande d'Avantages vacances, que vos bénéficiaires reçoivent tous le même montant (montant unique) ou des montants différents (multi-montants).
Quelles sont les conditions pour créditer des Avantages vacances ?
Contrairement à d'autres avantages, il n'existe aucun plafond d'exonération URSSAF pour les Avantages vacances.
En tant qu'administrateur, vous pouvez prendre en charge les Avantages vacances de deux façons :
- Prise en charge totale : vous financez l'intégralité de la dotation d'Avantages vacances.
- Participation des bénéficiaires : vous mettez en place une participation financière de vos bénéficiaires. Cette gestion ne s'effectue pas sur votre espace administrateur, mais en interne au sein de votre organisation.
Comment passer une commande d'Avantages vacances ?
En tant qu'administrateur de l'espace Cadeaux et avantages, la commande d'Avantages vacances suit les mêmes étapes, que vous attribuiez le même montant à tous vos bénéficiaires (montant unique) ou des montants différents (multi-montants). Seules deux étapes changent selon le mode choisi : le choix du montant (étape 2) et l'ajout des bénéficiaires (étape 3).
- Montant unique : tous les bénéficiaires reçoivent la même dotation d'Avantages vacances.
- Multi-montants : vous attribuez des montants différents au sein d'une même commande d'Avantages vacances.
Le mode multi-montants est utile dès que la dotation varie selon un critère : le nombre d'enfants à charge, le quotient familial ou une tranche de revenu, l'ancienneté, le statut (cadre / non-cadre, temps plein / temps partiel) ou tout autre critère défini dans votre règlement intérieur CSE.
Étape 1 : Depuis votre espace administrateur Cadeaux et avantages, cliquez sur Campagnes, puis sur Nouvelle campagne. Cliquez ensuite sur Commander dans l'encart Vacances.
Étape 2 : Choisissez le mode de montant de votre commande d'Avantages vacances, puis renseignez une date de rechargement :
- Montant unique : indiquez le montant unitaire ; il est appliqué à l'ensemble des bénéficiaires de la commande.
- Multi-montants : basculez en mode multi-montants via le bouton dédié ; vous saisirez un montant par bénéficiaire à l'étape suivante.
Si vous choisissez la date du jour, privilégiez le virement instantané pour que les fonds arrivent à temps : un virement classique prend 1 à 3 jours ouvrés.
Étape 3 : Ajoutez vos bénéficiaires d'Avantages vacances. Les méthodes disponibles dépendent du mode choisi.
En montant unique, trois méthodes sont possibles :
- Sélectionner des bénéficiaires existants : choisissez parmi les collaborateurs ayant accepté votre invitation à rejoindre l'espace Avantages ; vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs et en ajouter d'autres manuellement.
- Importer un fichier .csv ou .xlsx : téléchargez le modèle, complétez les colonnes (nom, prénom, email), puis importez-le. Les erreurs (fautes de frappe, caractères non pris en charge) se corrigent directement depuis l'interface.
- Ajouter des bénéficiaires manuellement : renseignez pour chacun nom, prénom et email.
En multi-montants, deux méthodes sont possibles :
- Importer un fichier CSV ou XLSX (recommandé pour les grands volumes) : téléchargez le modèle, qui contient 4 colonnes obligatoires (prénom, nom, email et montant). Les montants avec décimales sont acceptés (séparateur virgule ou point). Les erreurs se corrigent directement dans l'interface.
- Saisir les bénéficiaires manuellement : ajoutez-les un par un en renseignant prénom, nom, email et montant associé.
⚠️ Modification d'un bénéficiaire
Vous pouvez modifier ou supprimer les bénéficiaires tant que la commande d'Avantages vacances n'est pas validée. Modifier les informations d'un bénéficiaire lors de la commande ne met pas à jour sa fiche dans l'onglet Collaborateurs de votre espace administrateur.
Étape 4 : Paramétrez l'email d'activation des Avantages vacances envoyé à vos bénéficiaires : choisissez un message pré-rédigé ou rédigez le vôtre, ajoutez le logo de votre organisation (510 x 510 px, 2 Mo maximum), visualisez un aperçu, puis sélectionnez la date d'envoi (emails envoyés entre 9 h et 11 h).
Étape 5 : Validez et payez votre commande d'Avantages vacances : consultez le récapitulatif (bénéficiaires, montant), ajoutez une référence de facture personnalisée (facultatif), puis validez. Vous pouvez régler par virement bancaire sur le RIB qui s'affiche ou par carte bancaire. Une fois le paiement confirmé, vos bénéficiaires reçoivent l'email d'activation de leur dotation. En cas de virement, pensez à bien renseigner la référence de commande dans le libellé de votre virement.
❔ Questions fréquentes sur les commandes d'Avantages vacances
Le fichier CSV est vide, est-ce normal ?
Oui. Le fichier téléchargé depuis l'interface des Avantages vacances est un modèle vierge à compléter avec vos bénéficiaires. Il n'est jamais pré-rempli.
J'ai une alerte « emails en doublon » — que faire ?
Cette alerte apparaît lorsque le même email est présent plusieurs fois dans le fichier. En commande multi-montants d'Avantages vacances, c'est un comportement attendu (par exemple un salarié avec plusieurs enfants) : ne bloquez pas votre commande, vous pouvez valider.
Les montants en centimes sont-ils acceptés ?
Oui, les Avantages vacances acceptent les montants avec décimales (par exemple 47,50 € ou 47.50 €).
Puis-je réutiliser un fichier d'une commande précédente ?
Oui. Depuis le détail d'une campagne passée d'Avantages vacances, vous pouvez télécharger le CSV de cette campagne (avec les données bénéficiaires et les montants) pour le réutiliser comme base.
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