Important : avant de créditer des avantages vacances pour vos bénéficiaires, assurez-vous d’avoir fait un virement vers votre cagnotte entreprise Cadeaux et avantages. Consultez : Comment créditer ma cagnotte Cadeaux et avantages ?
💡 Vous pouvez passer une commande d’avantages vacances si vous avez souscrit à ce produit, et que vous êtes administrateur de celui-ci.
🌴 Conditions pour créditer des Avantages vacances
Il n'existe pas de plafond d'exonération pours les Avantages vacances. Pour en savoir plus, consultez : Qui contribue financièrement aux Avantages Vacances (pour bénéficier des exonérations URSSAF) ?
Vous pouvez prendre en charge les avantages vacances dans leur totalité, ou mettre en place une participation de la part de vos bénéficiaires. En cas de participation de ces derniers, cette gestion ne s’effectue pas sur votre espace Swile mais en interne de votre organisation.
🧑💻 Comment passer une commande d’Avantages vacances ?
- Cliquez sur Commande > Nouvelle commande
- Choisissez les avantages vacances, cliquez sur Commander.
Choisissez le montant unitaire à attribuer à chaque bénéficiaire. Puis cliquez que Continuer.
Information importante
Le même montant sera appliqué à l’ensemble des bénéficiaires de la commande.
Vous disposez de trois manières différentes pour ajouter et gérer vos bénéficiaires :
Sélectionnez parmi vos collaborateurs existants
- Si vos bénéficiaires ont été invités à rejoindre votre espace Avantages et ont accepté l’invitation, vous pouvez les sélectionner depuis la liste de vos collaborateurs.
- Vous pouvez choisir un ou plusieurs bénéficiaires.
- Vous pouvez également ajouter des bénéficiaires manuellement, en complément des collaborateurs existants.
Importez des bénéficiaires via un fichier .csv ou .xlsx
- Téléchargez le modèle d’import.
- Complétez les colonnes suivantes : nom, prénom, email.
- Importez votre fichier complété.
- En cas d’erreurs (faute de frappe, caractères non supportés), vous pouvez les corriger directement depuis l’interface de gestion des bénéficiaires.
Ajoutez des bénéficiaires manuellement
- Renseignez pour chaque bénéficiaire : nom, prénom, email.
- Une fois ajoutés, vous pouvez encore les modifier ou les supprimer.
Attention
La modification des informations d’un bénéficiaire lors du passage de commande n’entraînera pas la modification des informations du collaborateur, que vous pouvez administrer depuis l’onglet Collaborateurs de votre espace administrateur.
Vérifiez les informations, puis passez à l’étape de paramétrage de l’email d’activation.
Personnalisez l’email d’activation envoyé à vos bénéficiaires en choisissant parmi nos messages pré-rédigés ou en rédigeant votre propre message.
- Ajoutez le logo de votre organisation (format 510 x 510 px, 2 Mo maximum).
- Visualisez un exemple d’email dans la fenêtre de droite.
- Choisissez la date d’envoi du lien d’activation.
Information importante
Les emails sont envoyés entre 9h et 11h.
Si vous choisissez la date du jour, les emails seront envoyés sous 2 heures.
L’envoi est effectué sous réserve des fonds disponibles sur votre cagnotte à la date choisie.
Pour finaliser votre commande :
- Libellez la commande pour l’identifier plus facilement (optionnel).
- Consultez le récapitulatif (dotation, bénéficiaires, montant).
- Prenez connaissance des différents RIB sur lesquels effectuer un virement.
- Vérifiez l’adresse de facturation.
- Validez la commande.
Confirmation
Une fois le paiement confirmé, vos bénéficiaires recevront l’email d’activation de leur dotation.
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