Comment définir une politique voyage sur Swile Travel ?

Dans votre espace administrateur, allez dans Politiques depuis le menu latéral. La page Politiques de voyage contient deux onglets : Politiques collaborateurs, où vous définissez vos budgets et vos règles, et Règles d'approbation, où vous définissez les validations.

Depuis l'onglet Politiques collaborateurs, vous pouvez :

• ajouter une nouvelle politique voyage ;
• modifier ou supprimer une politique existante ;
• consulter un résumé clair de ce que contient chaque politique, sans entrer dans le détail des règles ;
• faire glisser les politiques pour définir leur ordre de priorité.

La création d'une politique voyage se déroule en cinq étapes, depuis l'onglet Politiques collaborateurs.

1. Étape 1 : Sur la page Politiques de voyage, cliquez sur Ajouter une politique, puis donnez à votre politique voyage un nom unique et facilement identifiable.

   

2. Étape 2 : Dans la création de la politique, choisissez à qui elle s'applique : un ou plusieurs voyageurs, un champ analytique, ou les deux.

   

3. Étape 3 : Renseignez les règles de la politique programme par programme, dans les sections Train, Hébergement, Avion et Voiture. Cliquez sur Ajouter une règle dans chaque section pour voir toutes les règles disponibles et leur documentation associée.

   

4. Étape 4 : Ajoutez les exceptions de la politique, par exemple un budget hôtel plus élevé dans une ville précise.

   

5. Étape 5 : Enregistrez la politique voyage. Vérifiez ensuite son résumé sur la page Politiques de voyage.

   

Nous recommandons de créer une politique par défaut qui correspond aux règles applicables à la grande majorité de vos collaborateurs, ensuite de créer des politiques supplémentaires, si besoin, pour cibler des populations spécifiques (par exemple les membres du comité de direction).

Sur la page Politiques de voyage, faites glisser les politiques pour les réordonner. La première politique correspondante s'applique. Placez donc vos politiques les plus spécifiques au-dessus de vos politiques les plus larges. Gardez tout en bas votre politique par défaut censée s'appliquer à la majorité des collaborateurs.

Une politique voyage s'applique à un groupe de collaborateurs qui partagent les mêmes règles. La bonne pratique est de faire correspondre une politique à un profil de voyageur : par exemple une politique dédiée à tous les collaborateurs par défaut, une politique dédiée aux commerciaux ou une pour les membres du comité de direction.

Vous disposez de deux critères d'assignation, combinables :

• Par voyageur : vous sélectionnez un ou plusieurs collaborateurs dans une liste.
• Par champ analytique : vous ciblez un groupe, par exemple une équipe ou un centre de coût. C'est la méthode recommandée, car le groupe se met à jour automatiquement grâce à vos imports de collaborateurs.

Un collaborateur qui ne correspond à aucune politique voyage est rattaché à la politique par défaut.

Vous pouvez assigner une politique voyage à un champ analytique transverse, c'est-à-dire un champ qui n'est pas rattaché au profil du collaborateur, comme un code projet ou un client. Dans ce cas, au moment où le collaborateur lance sa recherche de voyage, un formulaire lui demande de renseigner la valeur de ce champ. La politique appliquée à la réservation découle de sa réponse. Un même collaborateur peut ainsi relever de politiques différentes selon le projet pour lequel il voyage.

Pour définir votre politique de voyage sur Swile Travel, nous vous proposons plus de 60 règles, organisées par programme de voyage et classées par catégorie : budget, réservation, classe, compagnie et interdiction. Chaque règle est accompagnée dans l'interface d'une explication et d'exemples d'utilisation.

Nous continuons d'ajouter des règles très fréquemment, voici quelques-unes de celles disponibles actuellement :

Les règles de la catégorie Interdiction bloquent réellement la réservation : le collaborateur ne peut pas sélectionner l'offre concernée. Si vous bloquez une compagnie ferroviaire, par exemple, les trajets opérés par cette compagnie ne sont plus réservables.

Le budget dynamique s'ajuste automatiquement au prix du marché, au lieu de fixer un montant figé. Il est disponible sur les quatre programmes : train, hébergement, avion et voiture. Vous définissez l'écart accepté par rapport au prix du marché, en pourcentage ou en euros. Par exemple, vous pouvez autoriser un prix jusqu'à 20 % au-dessus du prix du marché.

La fenêtre de réservation, disponible sur tous les programmes, permet d'encourager l'anticipation. Vous définissez un délai minimum avant le départ : toute réservation effectuée en dehors de ce délai passe hors politique. Par exemple, avec une fenêtre de 7 jours, une réservation faite 3 jours avant le départ est considérée comme hors politique.

Les exceptions appliquent des règles différentes selon certaines conditions, comme la destination ou la durée du trajet. Une exception écrase automatiquement la règle de base définie plus haut dans la politique lorsque la condition est remplie. Toutes les règles peuvent être surchargées de cette façon.

1. Étape 1 : Dans la politique voyage, ouvrez la section du programme concerné, puis la partie Exceptions.
2. Étape 2 : Cliquez sur Ajouter une exception, puis définissez la condition de déclenchement à l'aide de Ajouter une condition.
3. Étape 3 : Cliquez sur Ajouter une règle pour indiquer la règle qui remplace la règle de base lorsque la condition est remplie, puis enregistrez.

Exemple : votre budget hébergement est de 150 € par nuit et par voyageur. Vous ajoutez une exception avec la condition « destination parmi Paris » et un budget de 220 € par nuit. À Paris, c'est le budget de 220 € qui s'applique.

Non, la duplication d'une politique voyage n'est pas disponible sur Swile Travel. Pour créer une politique proche d'une politique existante, ajoutez une nouvelle politique et renseignez ses règles.

• Créez une exception dans la politique existante pour un cas isolé et stable, par exemple un dirigeant qui dispose d'un budget différent dans une petite structure.
• Créez une politique voyage dédiée dès que l'écart de règles est durable, ou que le groupe concerné suivra son propre rythme de mise à jour. Une politique dédiée offre plus de marge de manœuvre, car vous pouvez ensuite y définir vos propres exceptions. À l'inverse, gérer de nombreux cas par exceptions devient difficile à maintenir dans le temps.

Le collaborateur est rattaché à la politique voyage par défaut de votre organisation. Pour qu'il relève de la bonne politique, vérifiez que son champ analytique est bien renseigné, ou ajoutez-le à la liste de voyageurs de la politique concernée.

Dans le cas où votre entreprise n'a pas de politique de voyage par défaut définie, il n'existe pas de restriction, toutes les options de voyage sont dans la politique.