Comment configurer le circuit d'approbation des voyages sur Swile Travel ?

Dans votre espace administrateur, allez dans Politiques depuis le menu latéral, puis ouvrez l'onglet Règles d'approbation de la page Politiques de voyage.

Depuis cet onglet, vous pouvez ajouter une règle d'approbation, la modifier ou la supprimer, et faire glisser les règles pour définir leur ordre de priorité.

Une règle d'approbation suit une logique en trois temps : QUAND la règle se déclenche, SI certaines conditions sont remplies, ALORS telles étapes d'approbation s'appliquent.

1. Étape 1 : Dans l'onglet Règles d'approbation, cliquez sur Ajouter une règle d'approbation, puis donnez-lui un nom unique et facilement identifiable.

   

2. Étape 2 : Dans le bloc QUAND, choisissez l'événement déclencheur de la règle : Tous les voyages, Voyages dans la politique ou Voyages hors politique.

3. Étape 3 : Si vous souhaitez restreindre la règle à des cas précis, activez Définir des conditions supplémentaires. Dans le bloc SI, ajoutez vos conditions avec Ajouter une condition : Type de réservation, Montant de la réservation, un voyageur ou un champ analytique. Les conditions peuvent se cumuler.

   

4. Étape 4 : Dans le bloc ALORS, indiquez le résultat de la règle en choisissant Pas besoin d'approbation ou Demande d'approbation.

   

5. Étape 5 : Si vous avez choisi Demande d'approbation, désignez les approbateurs de l'étape d'approbation, puis enregistrez la règle.

L'idée étant de garder le système aussi simple que possible, avec juste les règles nécessaires.

Voici quelques exemples de règle d'approbation typiques :

• par défaut, pas d'approbation nécessaire pour tous les voyages dans la politique
• approbation par le manager pour tous les voyages hors politique
• pas d'approbation nécessaire pour tous les voyages des membres du comité de direction
• approbation par le manager N+2 pour les voyages dépassant un certain montant

Dans le bloc Étape 1 – N'importe lequel de ces approbateurs, vous désignez les personnes autorisées à valider. Trois critères sont disponibles :

• Rôle : l'approbateur assigné au collaborateur, son manager direct ou son manager N+2.
• Utilisateur : une personne nommée en particulier.
• Champ analytique : un groupe de personnes, par exemple l'équipe finance désignée par un champ analytique associé aux membres de ce groupe.

Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un approbateur alternatif pour prévoir un valideur de secours. Il suffit qu'un seul des approbateurs de l'étape valide pour que la réservation soit approuvée.

Lorsque vous définissez plusieurs approbateurs dans la règle ou lorsque vous ciblez des utilisateurs via un champ analytique, toutes les personnes ciblées seront notifiées et peuvent alors valider la demande, la validation d'une seule personne suffit.

Oui, c'est possible en fonction des règles d'approbation que vous avez définies.

Sur Swile Travel, les approbateurs peuvent être dynamiques : ils ne sont plus nécessairement figés sur un seul valideur assigné au collaborateur. Si vous ciblez un champ analytique dans votre règle d'approbation, l'approbateur est déterminé au moment de la demande de réservation, en fonction de la valeur sélectionnée par le voyageur.

Exemple : un collaborateur choisit un code projet lors de sa réservation. Si une règle d'approbation associe ce code projet à une approbatrice précise (e.g. la directrice du projet), la demande d'approbation est automatiquement dirigée vers cette personne.

Vous pouvez aussi conserver un fonctionnement simple en désignant l'approbateur assigné au collaborateur.

Un approbateur est considéré comme injoignable lorsque Swile Travel ne parvient pas à le contacter, par exemple parce qu'il n'a pas été invité ou n'a pas terminé son onboarding. Dans ce cas, la demande d'approbation est redirigée vers son manager N+1. Si aucun manager N+1 n'est configuré, la demande est adressée aux administrateurs de l'organisation.

Lorsqu'une réservation correspond à plusieurs règles, seuls les approbateurs de la première règle correspondante doivent l'approuver. Faites glisser les règles dans l'onglet Règles d'approbation pour ajuster cet ordre.

Dans l'onglet Réservations du menu dédié aux voyages, ouvrez le détail d'une réservation. Dans la page, un récapitulatif retrace ce qui s'est passé pendant la réservation, pour chaque programme : train, hébergement, avion et voiture.

Ce récapitulatif indique :

• la politique voyage appliquée à chaque voyageur ;
• les raisons pour lesquelles la réservation est hors politique, le cas échéant ;
• les étapes d'approbation et la personne qui a validé.

Ce récapitulatif est un instantané figé. Même si vos politiques ou vos règles d'approbation évoluent ensuite, il conserve l'état exact du cycle de validation au moment de la réservation. Le valideur reçoit également un résumé des raisons du hors politique au moment de se prononcer.