Cet article s'adresse aux administrateurs de l'offre Cadeaux et avantages Swile. Au-delà des ayants droit (conjoint·e·s et enfants proposés par défaut), vous pouvez créer des collectes pour recueillir d'autres informations et justificatifs auprès de vos bénéficiaires (par exemple : lieu de travail, quotient familial), utiles pour vos subventions et offres personnalisées.
👩💻 Comment créer une collecte sur l'offre Cadeaux et avantages Swile ?
Vous pouvez lancer la création d'une collecte de deux façons : au moment de la création d'un critère personnalisé, ou depuis un critère déjà existant. Dans les deux cas, un formulaire de collecte s'ouvre et sa complétion est obligatoire pour finaliser la création.
Comment créer une collecte au moment de la création d'un critère ?
Vous pouvez créer une collecte directement lors de la création d'un critère personnalisé sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
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Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères > Créer un critère > Critère personnalisé.
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Étape 2 : Sélectionnez Collecter l'information et les justificatifs auprès des bénéficiaires.
- Étape 3 : Le formulaire de collecte s'ouvre. Sa complétion est obligatoire pour finaliser la création : suivez la procédure décrite dans la question « Comment remplir le formulaire de collecte ? » ci-dessous.
Comment créer une collecte depuis un critère existant ?
Vous pouvez aussi créer une collecte à tout moment, depuis la page d'un critère déjà créé sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère souhaité.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Cliquez sur Créer une collecte.
- Étape 5 : Le formulaire de collecte s'ouvre. Sa complétion est obligatoire pour finaliser la création : suivez la procédure décrite dans la question « Comment remplir le formulaire de collecte ? » ci-dessous.
Comment remplir le formulaire de collecte ?
Quelle que soit la méthode de création choisie pour la collecte (depuis un critère existant ou depuis la création d'un nouveau critère, un formulaire s'ouvre pour que vous remplissiez les éléments nécessaires à votre collecte. Ce formulaire se remplit en trois étapes.
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Étape 1 : Sur l'écran Collecte, définissez votre demande, puis cliquez sur Continuer :
- Formulez la question que vous souhaitez poser à vos collaborateurs (par exemple : quel est votre revenu fiscal ?).
- Expliquez-leur pourquoi vous collectez cette information et ce qu'il se passe s'ils ne la fournissent pas.
- Joignez des documents à destination de vos collaborateurs si vous le souhaitez.
- Demandez à vos collaborateurs de fournir un justificatif si vous le souhaitez (par exemple : justificatif de domicile).
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Étape 2 : Sur l'écran Dates et instructions, paramétrez la collecte, puis cliquez sur Continuer :
- Renseignez la période pendant laquelle vos collaborateurs pourront répondre à la collecte. Au-delà de cette date, ils ne pourront plus fournir les informations. La date de fin est optionnelle.
- Sélectionnez si vous souhaitez informer vos collaborateurs par email et/ou par notification sur l'application mobile.
- Indiquez si vous souhaitez valider ou non les réponses :
- Si oui : sur votre espace administrateur, vous validez les demandes en vérifiant les informations renseignées par vos collaborateurs.
- Si non : les demandes passent automatiquement au statut Validé, sans vérification de votre part.
- Étape 3 : Sur l'écran Récapitulatif, vérifiez les éléments renseignés. Si tout est correct, cliquez sur Créer la collecte.
✍ Comment modifier ou gérer mes collectes sur l'offre Cadeaux et avantages Swile ?
Comment modifier une collecte ?
Vous pouvez modifier une collecte existante à tout moment, depuis le critère concerné sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère souhaité.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Cliquez sur l'icône crayon située à droite de la collecte.
Puis-je gérer plusieurs collectes à la fois ?
🧐 Comment suivre et clôturer une collecte sur l'offre Cadeaux et avantages Swile ?
Comment clôturer une collecte en cours ?
Vous pouvez clôturer une collecte en cours à tout moment depuis le critère concerné sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Cliquez sur Clôturer la collecte.
Comment archiver une collecte ?
Vous pouvez archiver une collecte depuis le critère concerné sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Cliquez sur Archiver.
Comment envoyer un rappel aux collaborateurs qui n'ont pas répondu à la collecte ?
Si tous vos collaborateurs n'ont pas soumis leur justificatif, vous pouvez leur envoyer un rappel depuis le critère concerné sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Cliquez sur Envoyer un rappel.
Comment suivre le taux de réponse d'une collecte ?
Vous pouvez suivre le taux de réponse d'une collecte depuis le critère concerné sur l'offre Cadeaux et avantages Swile.
- Étape 1 : Allez dans Collaborateurs > Critères.
- Étape 2 : Cliquez sur le critère.
- Étape 3 : Allez dans le sous-onglet Collecte.
- Étape 4 : Consultez le taux de réponse, disponible en nombre et en pourcentage.
📱 Comment la collecte se présente-t-elle côté bénéficiaire ?
Vos bénéficiaires renseignent leurs ayants droit et répondent à vos collectes depuis le menu Profil personnalisé de leur compte Swile :
- Sur navigateur : en cliquant en haut à droite sur leur prénom, puis sur Profil personnalisé.
- Sur l'application Swile : dans Menu > Profil et sécurité > Profil personnalisé.
Pour découvrir la démarche complète côté bénéficiaire, consultez l'article Comment déclarer mes ayants droit et fournir les justificatifs demandés par mon CSE ?
💡 Responsabilité des données collectées
Le CSE est responsable des données collectées. Swile agit uniquement comme prestataire (opérateur de traitement) pour le compte de votre CSE, avec le même niveau de sécurité que pour les autres données des collaborateurs. Pour toute question sur l'accès, la durée de conservation ou l'usage de ses données, le collaborateur doit s'adresser à votre CSE ou le DPO de votre CSE.
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