Si vous administrez les commandes et les données de votre entreprise, l’espace Rapports vous permet d’automatiser vos extractions. Créez des modèles sur mesure pour générer des fichiers prêts à l’emploi, adaptés à vos outils internes.
À quoi servent mes rapports pour la paie et le pilotage budgétaire ?
Les rapports personnalisés répondent à plusieurs besoins administratifs :
- Pour la paie : intégrez automatiquement vos commandes dans votre logiciel de paie, comme Silae, Sage, ADP ou PayFit, afin de déduire la part salariale des titres-restaurant.
- Pour le pilotage budgétaire : consolidez vos données sur la période de votre choix pour analyser vos coûts par bénéficiaire, service ou centre de facturation.
Comment configurer mes modèles de rapports ?
Pour adapter vos fichiers à vos besoins, configurez vos modèles dans votre espace Rapports :
- Étape 1 : Ouvrez le menu Rapports (dans le menu latéral à gauche).
- Étape 2 : Cliquez sur Créer un modèle.
- Étape 3 : Configurez la structure du rapport : nom, format CSV ou Texte, critère de regroupement, etc.
- Étape 4 : Sélectionnez les données à inclure et définissez leur format.
- Étape 5 : Choisissez le mode de récupération du rapport : à la commande, à la demande ou par envoi automatique.
Si vous disposez déjà d’un fichier de sortie issu de votre logiciel de paie ou de vos outils internes, déposez-le directement dans l’outil. L’intelligence artificielle détecte automatiquement la structure du fichier, notamment les colonnes, les formats et l’organisation. Elle vous propose ensuite un mapping des données, c’est-à-dire une correspondance entre les données du fichier et celles disponibles dans l’outil. Validez les correspondances pour finaliser votre modèle.
Comment récupérer mon export paie depuis une commande ?
Activez le bouton Activer l'export à la commande lors de la création ou de la modification de votre modèle.
- Après la validation de la commande : téléchargez votre export paie depuis l’encart Votre export paie.
- Plus tard : ouvrez le menu Commandes & factures, sélectionnez la commande concernée, cliquez sur Télécharger, puis choisissez votre rapport.
Comment récupérer mon rapport depuis l’espace Rapports ?
- Étape 1 : Ouvrez le menu Rapports.
- Étape 2 : Sélectionnez votre modèle, puis cliquez sur Exécuter.
- Étape 3 : Choisissez la période souhaitée. Si vous gérez plusieurs entités, sélectionnez également les entités concernées.
- Étape 4 : Lancez l’exécution du rapport, puis téléchargez le fichier depuis l’historique.
Comment recevoir mes rapports par e-mail ?
Vous pouvez recevoir vos rapports par e-mail sans vous connecter à votre espace.
Étape 1 : Lors de la création ou de la modification de votre modèle, activez l’option Planifier une exécution automatique puis cliquez sur Suivant.
- Étape 2 : Choisissez la fréquence d’envoi : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Chaque envoi couvre la période close qui le précède. Par exemple, un envoi mensuel couvre le mois précédent.
- Étape 3 : Indiquez la date de la première exécution. Cette date sert de repère pour tous les envois suivants.
- Étape 4 : Ajoutez jusqu’à 10 destinataires. Les destinataires peuvent être administrateurs Swile ou non, comme votre comptable ou votre cabinet de paie.
Tous les rapports envoyés restent disponibles dans l’historique de votre espace Rapports.
Comment organiser mes modèles de rapports ?
Vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire : un modèle pour la paie, un modèle pour votre comptable et un modèle pour la direction financière, par exemple.
Pour votre suivi budgétaire, planifiez un envoi mensuel directement à votre comptable. Vous n’aurez ainsi plus besoin d’y penser.
Que faire si je change de logiciel de paie pour mes rapports ?
Si vous changez de logiciel de paie, modifiez simplement votre modèle de rapport existant. La mise à jour est instantanée.
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