Cet article s'adresse aux administrateurs de l'espace Cadeaux et avantages. Il explique comment passer une commande de titres cadeaux, que vos bénéficiaires reçoivent tous le même montant (montant unique) ou des montants différents (multi-montant).
Quelles sont les conditions pour créditer des titres cadeaux ?
Les titres cadeaux sont alloués par le Comité Social et Économique (CSE) — ou une entité équivalente si vous n'avez pas de CSE — et sont encadrés par des contraintes URSSAF :
- Les bénéficiaires doivent être éligibles à l'un des événements URSSAF concernés.
- Le chargement doit respecter une temporalité en lien avec l'événement.
- Le montant maximum exonéré de charges est de 200 € par an, par salarié et par événement.
Le réseau d'acceptation des titres cadeaux dépend de l'événement pour lequel ils sont offerts. Par exemple, les titres Noël des enfants et les titres Noël des adultes ont leurs propres conditions de dépense.
Comment passer une commande de titres cadeaux ?
En tant qu'administrateur de l'espace Cadeaux et avantages, la commande de titres cadeaux suit les mêmes étapes, que vous attribuiez le même montant à tous vos bénéficiaires (montant unique) ou des montants différents (multi-montant). Seules deux étapes changent selon le mode choisi : le choix du montant (étape 3) et l'ajout des bénéficiaires (étape 4).
- Montant unique : tous les bénéficiaires reçoivent la même dotation (même événement, même montant).
- Multi-montant : vous attribuez des montants différents au sein d'une même commande, pour un même événement.
Le mode multi-montant est utile dès que la dotation varie selon un critère : le nombre d'enfants à charge, le quotient familial ou une tranche de revenu, l'ancienneté, le statut (cadre / non-cadre, temps plein / temps partiel) ou tout autre critère défini dans votre règlement intérieur CSE. Par exemple : 50 € pour 1 enfant, 80 € pour 2 enfants et 110 € pour 3 enfants, gérés en une seule commande.
Étape 1 : Depuis votre espace administrateur Cadeaux et avantages, cliquez sur Campagnes, puis sur Nouvelle campagne.
Étape 2 : Pour démarrer votre commande de titres cadeaux, cliquez sur Commander dans l'encart Cadeaux et culture.
Étape 3 : Sélectionnez l'événement associé à la dotation de titres cadeaux (Noël adulte, rentrée scolaire, culture…), puis choisissez le mode de montant et renseignez la date de distribution si vous souhaitez programmer le rechargement :
- Montant unique : indiquez le montant unitaire ; il est appliqué à l'ensemble des bénéficiaires de la commande.
- Multi-montant : basculez en mode multi-montant via le bouton dédié ; vous saisirez un montant par bénéficiaire à l'étape suivante.
Si vous choisissez la date du jour, privilégiez le virement instantané pour que les fonds arrivent à temps : un virement classique prend 1 à 3 jours ouvrés.
Étape 4 : Ajoutez vos bénéficiaires à votre commande de titres cadeaux. Les méthodes disponibles dépendent du mode choisi.
En montant unique, trois méthodes sont possibles :
- Sélectionner des bénéficiaires existants : choisissez parmi les collaborateurs ayant accepté votre invitation à rejoindre l'espace Avantages ; vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs et en ajouter d'autres manuellement.
- Importer un fichier .csv : téléchargez le modèle, complétez les colonnes (nom, prénom, email), puis importez-le. Les erreurs (fautes de frappe, caractères non pris en charge) se corrigent directement depuis l'interface.
- Ajouter des bénéficiaires manuellement : renseignez pour chacun nom, prénom et email.
En multi-montant, deux méthodes sont possibles :
- Importer un fichier CSV ou XLSX (recommandé pour les grands volumes) : téléchargez le modèle, qui contient 4 colonnes obligatoires (prénom, nom, email et montant). Les montants avec décimales sont acceptés (séparateur virgule ou point). Les erreurs se corrigent directement dans l'interface, sans retravailler le fichier.
- Saisir les bénéficiaires manuellement : ajoutez-les un par un en renseignant prénom, nom, email et montant associé.
Vous pouvez modifier ou supprimer les bénéficiaires tant que la commande n'est pas validée. Modifier les informations d'un bénéficiaire lors de la commande ne met pas à jour sa fiche dans l'onglet Collaborateurs de votre espace administrateur.
⚠️ Plusieurs enfants pour un même salarié (multi-montant)
Pour attribuer un crédit à chaque enfant d'un même salarié, ajoutez une ligne par enfant dans votre fichier, en répétant l'email du collaborateur. Le système affiche alors une alerte emails en doublon : c'est un comportement normal et attendu, pas une erreur bloquante. Vous pouvez valider votre commande.
Étape 5 : Paramétrez l'email d'activation des titres cadeaux envoyé à vos bénéficiaires : dans le tunnel de commande, choisissez un message pré-rédigé ou rédigez le vôtre, ajoutez le logo de votre organisation (510 x 510 px, 2 Mo maximum), visualisez un aperçu, puis sélectionnez la date d'envoi (emails envoyés entre 9 h et 11 h).
Étape 6 : Validez et payez votre commande de titres cadeaux : consultez le récapitulatif (dotation, bénéficiaires, montant), ajoutez une référence de facture personnalisée (facultatif), puis validez. Vous pouvez régler par virement bancaire sur le RIB qui s'affiche ou par carte bancaire. Une fois le paiement confirmé, vos bénéficiaires reçoivent l'email d'activation de leur dotation. En cas de virement, pensez à bien renseigner la référence de commande dans le libellé de votre virement.
❔ Questions fréquentes sur les commandes de titres cadeaux
Le fichier CSV est vide, est-ce normal ?
Oui. Le fichier téléchargé depuis l'interface des titres cadeaux est un modèle vierge à compléter avec vos bénéficiaires. Il n'est jamais pré-rempli.
J'ai une alerte « emails en doublon » — que faire ?
Cette alerte apparaît lorsque le même email est présent plusieurs fois dans le fichier. En commande multi-montant de titres cadeaux, c'est un comportement attendu (par exemple un salarié avec plusieurs enfants) : ne bloquez pas votre commande, vous pouvez valider.
Les montants en centimes sont-ils acceptés ?
Oui, les titres cadeaux acceptent les montants avec décimales (par exemple 47,50 € ou 47.50 €).
Puis-je réutiliser un fichier d'une commande précédente ?
Oui. Depuis le détail d'une campagne passée de titres cadeaux, vous pouvez télécharger le CSV de cette campagne (avec les données bénéficiaires et les montants) pour le réutiliser comme base.
Que se passe-t-il si le virement de ma commande de titres cadeaux est retardé ?
Si votre virement est retardé par votre banque, vous n'avez pas besoin d'annuler ni de repasser votre commande de titres cadeaux. La date de distribution renseignée à la commande n'est pas modifiable, mais cela n'a aucune incidence : le chargement des dotations est déclenché dès la réception effective de votre virement, et vous conservez la même référence de commande. La validité d'un an court à partir de cette émission réelle : par exemple, si le chargement a lieu le 28/07/2026 après un virement retardé, les dotations sont valables jusqu'au 28/07/2027.
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