Cet article s'adresse aux administrateurs Swile Travel. Il explique comment ajouter un collaborateur à Swile Travel selon deux situations : soit le collaborateur est déjà présent dans votre espace Swile sur un autre produit — il suffit alors d'activer Swile Travel pour lui — ; soit il n'y figure pas encore — vous devez alors le créer et l'inviter.
Qui peut ajouter un collaborateur sur Swile Travel ?
Sur Swile Travel, l'ajout d'un collaborateur est réservé à deux profils :
- Un administrateur Swile Travel.
- Un utilisateur à qui le rôle User Creator a été attribué.
Comment activer Swile Travel pour un collaborateur déjà présent dans l'espace Swile ?
💡 Prérequis
Pour activer Swile Travel pour un collaborateur, vous devez être administrateur de plusieurs produits Swile, dont Swile Travel. Si vous êtes uniquement administrateur de Swile Travel, vous n'aurez pas cette option.
- Étape 1 : Rendez-vous dans votre espace administrateur Swile.
- Étape 2 : Ouvrez le menu Collaborateurs, puis recherchez le collaborateur dans la barre de recherche.
Étape 3 : Cochez la case située devant son nom pour le sélectionner.
Étape 4 : Dans le bandeau qui apparaît en bas de page, cliquez sur Éditer en groupe.
Étape 5 : Sélectionnez Activer un produit, puis choisissez le produit Voyage dans le menu déroulant des programmes Swile disponibles.
- Étape 6 : Cliquez sur Confirmer.
✅ C'est fait
Une invitation est envoyée automatiquement au collaborateur pour qu'il finalise son profil Swile Travel.
Comment ajouter un collaborateur qui n'est pas encore présent dans la liste de vos collaborateurs ?
Pour ajouter un collaborateur qui n'existe pas encore sur Swile Travel, et si vous ne le trouvez pas dans la liste de vos collaborateurs :
- Étape 1 : Allez sur votre espace administrateur
- Étape 2 : Cliquez sur le menu Collaborateurs (à gauche)
- Étape 3 : Cliquez sur Ajouter un collaborateur.
Trois options s'affichent alors pour créer un collaborateur sur Swile Travel :
- Option 1 — Inviter des collaborateurs par email : invitez un ou plusieurs collaborateurs via leur email. Vos collaborateurs compléteront eux-mêmes leurs informations personnelles.
- Option 2 — Créer un collaborateur unique : créez un collaborateur en renseignant ses informations personnelles, ses paramètres de voyage et ses codes analytiques.
- Option 3 — Importer des collaborateurs via un fichier .csv : téléchargez notre modèle .csv, complétez-le avec les informations de vos collaborateurs, puis importez-le pour créer des collaborateurs en masse.
Voici le détail de ces trois options :
Option 1 — Comment inviter des collaborateurs par email sur Swile Travel ?
Sur Swile Travel, vous pouvez générer une invitation par email pour vos collaborateurs existants :
- Étape 1 : Cliquez sur Inviter des collaborateurs par email.
- Étape 2 : Renseignez leur adresse email, les entités de facturation qui les concernent et précisez les managers et approbateurs. Vous pouvez définir une date d'invitation ultérieure si besoin. Pour cela, cochez l'option Envoyer l'invitation à une date ultérieure, indiquez la date souhaitée, puis confirmez.
Option 2 — Comment créer un collaborateur unique sur Swile Travel ?
Pour créer un seul collaborateur sur Swile Travel, suivez ces étapes :
- Étape 1 : Cliquez sur Créer un collaborateur unique.
Étape 2 : Remplissez les informations demandées (prénom, nom, email, date de naissance, et si besoin le matricule ainsi que le manager).
Étape 3 : Renseignez le numéro de téléphone du collaborateur (conseillé), la langue des emails, son sexe (utile pour l'émission des billets de transports), ses entités de facturation et ses approbateurs.
Étape 4 : Renseignez les champs analytiques (centre de coût et équipe).
Créer sans inviter ou créer et inviter : quel choix sur Swile Travel ?
Au moment de finaliser la création du collaborateur sur Swile Travel, deux choix s'offrent à vous :
- Créer et inviter à utiliser Swile Travel : le collaborateur peut mettre à jour son profil, consulter et gérer ses réservations. Vous pouvez alors :
- lui envoyer une invitation par email uniquement : il renseignera lui-même ses informations ;
- renseigner ses informations vous-même, puis l'inviter ;
- programmer l'invitation à une date ultérieure : cochez l'option et indiquez la date souhaitée.
- Créer le collaborateur sans l'inviter : vous effectuez les réservations à sa place, sans qu'il ait accès à son profil. Le collaborateur reçoit uniquement les e-mails de confirmation, de modification et d'annulation. Cette option est conseillée si vous ne souhaitez pas qu'il gère ses réservations lui-même.
Option 3 — Comment importer plusieurs collaborateurs via un fichier CSV sur Swile Travel ?
Pour créer plusieurs collaborateurs en masse sur Swile Travel, utilisez l'import par fichier CSV :
Étape 1 : Cliquez sur Importer des collaborateurs via un fichier .csv.
Étape 2 : Téléchargez le modèle CSV proposé pour y remplir les informations.
- Étape 3 : Remplissez le fichier à l'aide des documents mis à disposition (Guide de remplissage), qui contiennent toutes les données nécessaires à l'import. Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Une double vérification est demandée : cochez toutes les cases, puis déposez votre fichier puis confirmez.
💡 Bon à savoir
Sur Swile Travel, le déclenchement d'une validation ne dépend pas de la présence d'un approbateur sur la fiche du collaborateur, mais des Règles d'approbation que vous configurez. Si aucune règle d'approbation n'est configurée, toutes les réservations passent sans validation, y compris celles qui sont hors politique.
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