Définir une politique voyage sur Swile Travel

En cliquant sur Paramètres > Politique voyage, vous avez la possibilité de mettre en place différentes politiques pour différentes équipes en cliquant sur le menu Politique par défaut.

Cliquez sur Modifier en haute à droite de votre écran pour modifier la politique :

Vous aurez accès à des règles générales et à des règles pour chaque trajet. Lors de chaque modification, un bouton s'affiche en bas de la page pour enregistrer ou annuler vos modifications :

💡 Règles globales :

• Demander la raison du voyage : Vous définissez ici si vos voyageurs sont obligés de donner un motif de voyage au moment d'effectuer leur réservation.
• Retour le weekend : Permet d'effectuer une réservation en cas d'urgence le week-end, sans validation (hors hôtel).

En cliquant sur l'onglet Train, vous aurez accès aux éléments suivants :

• Budget de réservation : vous pouvez indiquer votre budget pour l'aller-retour

• Classe de réservation : Vous pouvez choisir Aucune, Seconde, ou Première classe. 

En choisissant la seconde, vous pouvez adapter la classe préférentielle et autoriser la première si le trajet dépasse X heure.

• Smart Policy : autorisez la première classe si le prix est supérieur au montant de votre choix. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessus, s'il y a une différence de prix de moins de 5€ entre la seconde et la première classe, vous pouvez laisser vos collaborateurs choisir la première.
• Système de validation : vous pouvez choisir quels voyages nécessitent une validation de la part d'un responsable (est-ce que tous les voyages doivent être validés ou seulement ceux hors politique, ou bien est-ce-qu'aucun voyage ne doit être validé). 

Dans le cas des validations systématiques (Tout valider), vous pouvez mettre en place des cas d'urgence :

• Permettre à vos collaborateurs de faire des échanges sans validation
• Ne pas soumettre la validation si le train part dans moins de 24h ou 48h et respecte la politique de voyage

En cliquant sur l'onglet Hôtel, vous pourrez définir un budget (montant maximum par nuit et par voyageur, si vous le souhaitez par lieu). 

Vous pourriez aussi définir le système de validation, c'est-à-dire quels voyages nécessitent une validation de la part d'un responsable (est-ce que tous les voyages doivent être validés ou seulement ceux hors politique, ou bien est-ce-qu'aucun voyage ne doit être validé). 

Dans le cas des validations systématiques (Tout valider), vous pouvez mettre en place des cas d'urgence et choisir de ne pas valider les réservations qui ont lieu après 19h pour le soir même, si le voyage respecte la politique.

En cliquant sur l'onglet Avion, vous aurez accès aux paramètres suivants :

• Budget Plafond : Si ce plafond est dépassé, le voyage est toujours considéré hors politique
• Smart Policy : Il s'agit d'un budget dynamique qui s'ajuste automatiquement en fonction de la destination, durée du vol, etc. S'il dépasse le budget plafond, c'est le budget plafond qui est pris en compte.
• Classe de réservation : Choisir la classe de réservation préférentielle pour vos collaborateurs (aucune, économique, premium economy, business et first)
• Règles : Mettre en place des exceptions - par exemple, comme dans la capture suivante, si le vol dépasse 6 heures, vous pouvez donner la possibilité à vos collaborateurs de réserver en business :

• Système de validation : vous pouvez choisir de tout valider, ne rien valider ou valider uniquement les voyages hors politique.

Dans le cas des validations systématiques (Tout valider), vous pouvez mettre en place des cas d'urgence et choisir de ne pas valider les réservations si le vol part dans moins de 24 ou 48 heures :

Dans l'onglet Voiture, vous pouvez :

• Choisir un budget

• Sélectionner la durée maximale de location
• Limiter la location à certains types de véhicules en cliquant sur Catégories de véhicules

• Système de validation : vous pouvez choisir de tout valider, ne rien valider ou valider uniquement les voyages hors politique.

Après avoir défini la politique voyage par défaut de votre organisation, vous pouvez créer/paramétrer une politique voyage personnalisée. Par défaut, la politique voyage de l'organisation s'applique à tous vos collaborateurs.

• Rendez-vous dans l'onglet Paramètres > Politique voyage > Nouvelle politique
• Pour renseigner tous les champs, référez-vous aux explications données précédemment pour la politique de l'organisation.
• Cliquez sur Enregistrer

Si vous souhaitez modifier une politique personnalisée :

• Rendez-vous dans l'onglet Paramètres > Politique voyage
• Cliquez sur le stylo en haut à droite pour rentrer dans le paramétrage de celle-ci

Si vous souhaitez modifier la politique voyage d'un collaborateur :

• Rendez-vous dans l'onglet Collaborateurs et sélectionnez le collaborateur pour qui vous souhaitez modifier la politique voyage

• Rendez-vous dans l'onglet Déplacement professionnel

• Cliquez sur Modifier, puis sélectionnez la politique voyage à attribuer à ce collaborateur

Si vous souhaitez modifier la politique voyage de plusieurs collaborateurs :

• Rendez-vous dans l'onglet Collaborateurs et sélectionnez les collaborateurs pour qui vous souhaitez modifier la politique voyage

• Cliquez sur Editer en groupe, puis sur Modifier la politique voyage

Il ne vous reste plus qu'à Confirmer.