Définir une politique voyage sur Swile Travel

En cliquant sur Administration > Politique voyage, vous avez la possibilité de mettre en place différentes politiques pour différentes équipes en cliquant sur le menu Politique par défaut.

Cliquez sur Modifier en haute à droite de votre écran pour modifier la politique :

Vous aurez accès à des règles générales et à des règles pour chaque trajet. Lors de chaque modification, un bouton s'affiche en bas de la page pour enregistrer ou annuler vos modifications : 

💡 Règles globales :

• Demander la raison du voyage : Vous définissez ici si vos voyageurs sont obligés de donner un motif de voyage au moment d'effectuer leur réservation.
• Retour le weekend : Permet d'effectuer une réservation en cas d'urgence le week-end, sans validation (hors hôtel).

En cliquant sur l’onglet Train, vous aurez accès aux éléments suivants :

• Budget de réservation
• Classe de réservation
• Système de validation

• Budget de réservation : vous pouvez indiquer votre budget pour l’aller-retour

• Classe de réservation :

1. Vous pouvez choisir la classe de réservation :

2. En choisissant la seconde, vous pouvez :

• Indiquer que le voyage dépasse 3, 6 ou 9 heures et dans ce cas, adapter la classe préférentielle et autoriser la première.

• Smart Policy : autorisez la première classe si le prix est supérieur du montant de votre choix. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, s’il y a une différence de prix de moins de 5€ entre la seconde et la première classe, vous pouvez laisser vos collaborateurs choisir la première.

• Système de validation : vous pouvez choisir quels voyages nécessitent une validation de la part d'un responsable.

Dans le cas des validations systématiques (”Tout valider”), vous pouvez mettre en place des cas d’urgence :

• Permettre à vos collaborateurs de faire des échanges sans validation
• Ne pas soumettre la validation si le train part dans moins de 24h ou 48h et respecte la politique de voyage

En cliquant sur l’onglet Hôtel, vous aurez accès aux paramètres suivants :

• Budget de réservation
• Budget par lieu
• Système de validation

• Système de validation : Dans le cas des validations systématiques (”Tout valider”), vous pouvez mettre en place des cas d’urgence et choisir de ne pas valider les réservations qui ont lieu après 19h pour le soir même, si le voyage respecte la politique.

• Budget Plafond : Si ce plafond est dépassé, le voyage est toujours considéré hors politique
• Smart Policy : Il s’agit d’un budget dynamique qui s’ajuste automatiquement en fonction de la destination, durée du vol, etc. S’il dépasse le budget plafond, c’est le budget plafond qui est pris en compte.
• Classe de réservation : Choisir la classe de réservation préférentielle pour vos collaborateurs (aucune, économique, premium economy, business et first)
• Règles : Mettre en place des exceptions - par exemple, comme dans la capture suivante, si le vol dépasse 6 heures, vous pouvez donner la possibilité à vos collaborateurs de réserver en business :

• Système de validation : vous pouvez choisir de tout valider, ne rien valider ou valider uniquement les voyages hors politique.

Dans le cas des validations systématiques (”Tout valider”), vous pouvez mettre en place des cas d’urgence et choisir de ne pas valider les réservations si le vol part dans moins de 24 ou 48 heures :

Dans l'onglet Voiture, vous pouvez :

• Choisir un budget
• Choisir votre système de validation

Après avoir défini la politique voyage de votre organisation, vous pouvez paramétrer la politique voyage personnalisée. Par défaut, la politique voyage de l'organisation s'applique à toutes vos équipes. Elle a le logo Politique par défaut. 

• Rendez-vous dans l'onglet Administration > Politique voyage
• Cliquez sur le menu déroulant Politique par défaut puis sélectionnez l'équipe de votre choix

• Après avoir sélectionné l'équipe, cliquez sur Personnaliser la politique de l'équipe. 

• Une fenêtre s'ouvre pour vous proposer de définir la politique personnalisée : cliquez sur Valider

• Pour renseigner tous les champs, référez-vous aux explications données précédemment pour la politique de l'organisation. 
• Cliquez sur Enregistrer

Si vous souhaitez modifier la politique personnalisée que vous avez définie, vous avez deux possibilités : 

• Soit redéfinir la politique de l'organisation par défaut. Pour cela, cliquez sur l'équipe > politique voyage > retour à la politique par défaut
• Soit modifier votre politique personnalisée. Pour cela, cliquez sur l'équipe > politique voyage > Modifier la politique de l'équipe