Como administrador, las reglas de aprobación te permiten contar con el validador adecuado en el momento adecuado en Swile Travel. Tú defines cuándo solicitar una aprobación, según qué criterios y quién debe aprobar.
Las reglas de aprobación son independientes de la política de viajes. La política de viajes indica si una reserva cumple tus reglas; la regla de aprobación indica si es necesaria una validación y quién debe realizarla. Por lo tanto, una reserva fuera de la política no activa automáticamente una solicitud de aprobación.
De forma predeterminada, ningún viaje requiere aprobación
Si no se configura ninguna regla de aprobación, todas las reservas se tramitan sin validación, incluidas las que están fuera de la política. Cada regla que crees añade un control adicional a este comportamiento predeterminado.
🧭 ¿Dónde encontrar y crear una regla de aprobación en Swile Travel?
¿Dónde se encuentran las reglas de aprobación en Swile Travel?
En tu espacio de administración, ve a Políticas desde el menú lateral y, a continuación, abre la pestaña Reglas de aprobación de la página Políticas de viajes.
Desde esta pestaña, puedes añadir, modificar o eliminar una regla de aprobación, así como arrastrar las reglas para definir su orden de prioridad.
¿Cómo crear una regla de aprobación en Swile Travel?
Una regla de aprobación sigue una lógica de tres pasos: CUANDO se activa la regla, SI se cumplen determinadas condiciones y ENTONCES se aplican ciertas etapas de aprobación.
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Paso 1: En la pestaña Reglas de aprobación, haz clic en Añadir una regla de aprobación y asígnale un nombre único y fácil de identificar.
- Paso 2: En el bloque CUANDO, elige el evento que activa la regla: Todos los viajes, Viajes dentro de la política o Viajes fuera de la política.
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Paso 3: Si quieres limitar la regla a casos concretos, activa Definir condiciones adicionales. En el bloque SI, añade tus condiciones con Añadir una condición: Tipo de reserva, Importe de la reserva, una persona viajera o un campo analítico. Las condiciones pueden combinarse.
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Paso 4: En el bloque ENTONCES, indica el resultado de la regla seleccionando No se necesita aprobación o Solicitud de aprobación.
- Paso 5: Si has elegido Solicitud de aprobación, designa a los aprobadores de la etapa de aprobación y, a continuación, guarda la regla.
La idea es mantener el sistema lo más sencillo posible, con solo las reglas necesarias.
Estos son algunos ejemplos de reglas de aprobación habituales:
- de forma predeterminada, no se necesita aprobación para ningún viaje dentro de la política
- aprobación por parte del mánager para todos los viajes fuera de la política
- no se necesita aprobación para los viajes de los miembros del comité de dirección
- aprobación por parte del mánager N+2 para los viajes que superen un importe determinado
👤 ¿Quién aprueba y cómo se elige a los aprobadores en Swile Travel?
¿Cómo elegir a los aprobadores de una regla de aprobación?
En el bloque Paso 1 – Cualquiera de estos aprobadores, designas a las personas autorizadas para validar. Hay tres criterios disponibles:
- Rol: el aprobador asignado a la persona empleada, su mánager directo o su mánager N+2.
- Usuario: una persona concreta.
- Campo analítico: un grupo de personas, por ejemplo, el equipo de finanzas designado mediante un campo analítico asociado a los miembros de ese grupo.
También puedes hacer clic en Añadir un aprobador alternativo para prever un validador de respaldo. Basta con que uno de los aprobadores de la etapa valide para que la reserva quede aprobada.
¿Qué ocurre cuando varias personas pueden aprobar una solicitud?
Cuando defines varios aprobadores en la regla o seleccionas usuarios mediante un campo analítico, todas las personas seleccionadas recibirán una notificación y podrán validar la solicitud; basta con la validación de una sola persona.
¿Pueden cambiar los aprobadores de una reserva a otra?
Sí, es posible en función de las reglas de aprobación que hayas definido.
En Swile Travel, los aprobadores pueden ser dinámicos: ya no tienen por qué limitarse a un único validador asignado a la persona empleada. Si seleccionas un campo analítico en tu regla de aprobación, el aprobador se determina en el momento de solicitar la reserva, en función del valor seleccionado por la persona viajera.
Ejemplo: una persona empleada elige un código de proyecto al hacer su reserva. Si una regla de aprobación asocia ese código de proyecto a una aprobadora concreta (p. ej., la directora del proyecto), la solicitud de aprobación se dirige automáticamente a esa persona.
También puedes mantener un funcionamiento sencillo designando al aprobador asignado a la persona empleada.
¿Qué ocurre si el aprobador todavía no está en Swile Travel?
Se considera que un aprobador no está disponible cuando Swile Travel no consigue ponerse en contacto con él, por ejemplo, porque no ha sido invitado o no ha terminado su incorporación. En ese caso, la solicitud de aprobación se redirige a su mánager N+1. Si no hay ningún mánager N+1 configurado, la solicitud se envía a los administradores de la organización.
🔢 ¿Cómo gestionar la prioridad y el seguimiento de las aprobaciones en Swile Travel?
¿Qué ocurre si una reserva coincide con varias reglas de aprobación?
Cuando una reserva coincide con varias reglas, solo los aprobadores de la primera regla coincidente deben aprobarla. Arrastra las reglas en la pestaña Reglas de aprobación para ajustar este orden.
💡 Consejo: crea tus reglas de lo general a lo específico
Empieza por una regla de aprobación transversal que cubra tu necesidad principal, por ejemplo, hacer que todos los viajes fuera de la política sean validados por el aprobador asignado. Añade por encima reglas más específicas para los casos que requieran un mayor control, como equipos concretos o viajes que superen un importe determinado.
¿Cómo saber qué aprobación se ha aplicado a una reserva?
En la pestaña Reservas del menú dedicado a los viajes, abre los detalles de una reserva. En la página, un resumen muestra lo ocurrido durante la reserva para cada programa: tren, alojamiento, avión y coche.
Este resumen indica:
- la política de viajes aplicada a cada persona viajera;
- los motivos por los que la reserva está fuera de la política, si procede;
- las etapas de aprobación y la persona que ha validado.
Este resumen es una instantánea fija. Aunque tus políticas o tus reglas de aprobación cambien posteriormente, conserva el estado exacto del ciclo de validación en el momento de la reserva. El validador también recibe un resumen de los motivos por los que la reserva está fuera de la política en el momento de tomar una decisión.
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