¿Cómo definir una política de viajes en Swile Travel?

En tu espacio de administrador, ve a Políticas desde el menú lateral. La página Políticas de viaje contiene dos pestañas: Políticas de empleados, donde defines tus presupuestos y reglas, y Reglas de aprobación, donde defines las validaciones.

Desde la pestaña Políticas de empleados, puedes:

• añadir una nueva política de viajes;
• modificar o eliminar una política existente;
• consultar un resumen claro de lo que contiene cada política, sin entrar en el detalle de las reglas;
• arrastrar las políticas para definir su orden de prioridad.

La creación de una política de viajes se realiza en cinco pasos, desde la pestaña Políticas de empleados.

1. Paso 1: En la página Políticas de viaje, haz clic en Añadir una política y luego ponle un nombre único y fácil de identificar a tu política de viajes.

   

2. Paso 2: Al crear la política, elige a quién se aplica: uno o varios viajeros, un campo analítico, o ambos.

   

3. Paso 3: Completa las reglas de la política programa por programa, en las secciones Tren, Alojamiento, Avión y Coche. Haz clic en Añadir una regla en cada sección para ver todas las reglas disponibles y su documentación asociada.

   

4. Paso 4: Añade las excepciones de la política, por ejemplo, un presupuesto de hotel más alto en una ciudad concreta.

   

5. Paso 5: Guarda la política de viajes. Después, revisa su resumen en la página Políticas de viaje.

   

Recomendamos crear una política por defecto que recoja las reglas aplicables a la gran mayoría de tus empleados y, después, crear políticas adicionales, si es necesario, para grupos específicos (por ejemplo, los miembros del comité de dirección).

En la página Políticas de viaje, arrastra las políticas para reordenarlas. Se aplica la primera política que coincida. Por eso, coloca tus políticas más específicas por encima de las más generales. Deja al final tu política por defecto, que debería aplicarse a la mayoría de los empleados.

Una política de viajes se aplica a un grupo de empleados que comparten las mismas reglas. Lo recomendable es hacer coincidir una política con un perfil de viajero: por ejemplo, una política para todos los empleados por defecto, otra para el equipo comercial o una para los miembros del comité de dirección.

Dispones de dos criterios de asignación, que puedes combinar:

• Por viajero: seleccionas uno o varios empleados de una lista.
• Por campo analítico: seleccionas un grupo, por ejemplo, un equipo o un centro de coste. Es el método recomendado, ya que el grupo se actualiza automáticamente gracias a tus importaciones de empleados.

Un empleado que no coincide con ninguna política de viajes queda asignado a la política por defecto.

Puedes asignar una política de viajes a un campo analítico transversal, es decir, un campo que no está vinculado al perfil del empleado, como un código de proyecto o un cliente. En ese caso, cuando el empleado inicia su búsqueda de viaje, un formulario le pedirá que indique el valor de ese campo. La política aplicada a la reserva dependerá de su respuesta. Así, un mismo empleado puede estar sujeto a diferentes políticas según el proyecto para el que viaje.

Para definir tu política de viajes en Swile Travel, te ofrecemos más de 60 reglas, organizadas por programa de viaje y clasificadas por categoría: presupuesto, reserva, clase, compañía y prohibición. Cada regla viene acompañada en la interfaz de una explicación y ejemplos de uso.

Seguimos añadiendo reglas muy frecuentemente. Aquí tienes algunas de las que están disponibles actualmente:

Las reglas de la categoría Prohibición bloquean realmente la reserva: el empleado no puede seleccionar la oferta correspondiente. Si bloqueas una compañía ferroviaria, por ejemplo, los trayectos operados por esa compañía ya no estarán disponibles para reservar.

El presupuesto dinámico se ajusta automáticamente al precio de mercado, en lugar de fijar una cantidad fija. Está disponible en los cuatro programas: tren, alojamiento, avión y coche. Defines la diferencia aceptada respecto al precio de mercado, en porcentaje o en euros. Por ejemplo, puedes permitir un precio hasta un 20 % por encima del precio de mercado.

La ventana de reserva, disponible en todos los programas, permite fomentar la anticipación. Defines un plazo mínimo antes de la salida: cualquier reserva realizada fuera de ese plazo se considera fuera de política. Por ejemplo, con una ventana de 7 días, una reserva hecha 3 días antes de la salida se considera fuera de política.

Las excepciones aplican reglas diferentes según ciertas condiciones, como el destino o la duración del trayecto. Una excepción reemplaza automáticamente la regla base definida más arriba en la política cuando se cumple la condición. Todas las reglas pueden ser modificadas de esta manera.

1. Paso 1: En la política de viajes, abre la sección del programa correspondiente y luego la parte de Excepciones.
2. Paso 2: Haz clic en Añadir una excepción y luego define la condición de activación usando Añadir una condición.
3. Paso 3: Haz clic en Añadir una regla para indicar la regla que reemplaza a la base cuando se cumple la condición, y guarda.

Ejemplo: tu presupuesto de alojamiento es de 150 € por noche y por viajero. Añades una excepción con la condición "destino entre París" y un presupuesto de 220 € por noche. En París, se aplicará el presupuesto de 220 €.

No, la duplicación de una política de viaje no está disponible en Swile Travel. Si quieres crear una política similar a una ya existente, añade una nueva política e introduce sus reglas.

• Crea una excepción en la política existente para un caso puntual y estable, por ejemplo, un directivo que tiene un presupuesto diferente en una estructura pequeña.
• Crea una política de viaje específica cuando la diferencia de reglas sea permanente, o cuando el grupo en cuestión vaya a tener su propio ritmo de actualización. Una política dedicada te da más flexibilidad, ya que luego puedes definir tus propias excepciones en ella. Por el contrario, gestionar muchos casos mediante excepciones puede volverse difícil de mantener a largo plazo.

El empleado se asigna a la política de viaje predeterminada de tu organización. Para asegurarte de que está bajo la política correcta, verifica que su campo analítico esté bien cumplimentado o añádelo a la lista de viajeros de la política correspondiente.

Si tu empresa no tiene definida una política de viaje por defecto, no habrá restricciones y todas las opciones de viaje estarán disponibles en la política.