¿Cómo crear una subvención de "Reembolso con factura"?

Este artículo está dirigido a los administradores de Swile. Has activado la opción Reembolso con factura y algunos de tus beneficiarios quieren enviarte solicitudes: el primer paso es configurar tu subvención de Reembolso con factura.

📒 ¿Cómo crear una subvención de Reembolso con factura?

Para crear una subvención de Reembolso con factura, sigue estos pasos desde tu espacio de administrador de Swile. El formulario de creación consta de 4 pantallas sucesivas: Información general, Ventajas elegibles, Importe y presupuesto y Fechas y periodicidad.

1. Paso 1: Inicia sesión en tu espacio de administrador de Swile y abre el menú Regalos y ventajas.
2. Paso 2: Haz clic en la pestaña Subvenciones y luego en Nueva subvención.

3. Paso 3: Elige el tipo de subvención Reembolso con factura.

   

4. Paso 4: En la pantalla Información general de la creación de tu subvención de Reembolso con factura, indica:

   • el título de la subvención;
   • si tienes contratado el plan Regalos / CSE, las personas a las que va dirigida: tus empleados y/o sus derechohabientes (parejas e hijos);
   • si es necesario, los criterios de elegibilidad (ver: ¿Cómo crear y asignar criterios personalizados a mis empleados para mis subvenciones?).

   Esta información será visible para los beneficiarios y les permitirá identificar fácilmente la subvención y sus condiciones. Luego haz clic en Siguiente.

   

5. Paso 5: En la pantalla Ventajas elegibles de la creación de tu subvención de Reembolso con factura, define las reglas de reembolso que verán tus beneficiarios. Por ejemplo: «Tu CSE te reembolsa tus gastos e inscripciones a actividades deportivas. Envíanos una copia de tu factura. Atención, la factura debe estar a tu nombre y ser de este año.» Haz clic en Siguiente.

   

6. Paso 6: En la pantalla Importe y presupuesto de la creación de tu subvención de Reembolso con factura, indica:

   • el importe a reembolsar por beneficiario: el mismo para todos (marca Mismo importe para todos) o un importe diferente según los criterios que hayas configurado;
   • si lo necesitas, el número máximo de solicitudes que cada beneficiario puede presentar.

   Haz clic en Siguiente.

   

7. Paso 7: En la pantalla Fechas y periodicidad de la creación de tu subvención de Reembolso con factura, indica:

   • si la subvención se renueva mensualmente o no. Si la renovación está activada, puedes elegir acumular el saldo no consumido por los beneficiarios de un mes a otro;
   • el periodo de validez de la subvención.

   

   Haz clic en Continuar.

   

8. Paso 8: Revisa la página de resumen de tu subvención de Reembolso con factura y haz clic en Validar la subvención. Tu subvención ya está creada. 🥳

📒 ¿Dónde consultar la lista de subvenciones de Reembolso con factura?

En la pestaña Subvenciones de tu espacio de administrador de Swile, puedes ver todas las subvenciones configuradas (de tienda o de Reembolso con factura).

Para mostrar solo las subvenciones de tipo Reembolso con factura, haz clic en el botón Filtrar y selecciona el Tipo reembolso.

Puedes archivar una subvención de Reembolso con factura. Una vez archivada, ya no estará disponible para los beneficiarios. Las subvenciones archivadas siguen siendo consultables en la pestaña Subvenciones y luego en Archivadas.

💸 ¿Cómo aceptar o rechazar una solicitud de reembolso con factura?

El seguimiento y la validación de las solicitudes de reembolso con factura se describen en un artículo específico: Subvención — Seguir y aceptar las solicitudes de reembolso con factura.