Si vous êtes administrateur, vous devez créer les comptes de vos bénéficiaires et les créditer. En revanche, concernant les cartes :
- Par défaut, vos collaborateurs personnalisent et commandent eux-mêmes leurs cartes. Dans ce cas, vous devrez seulement créer leurs comptes et les créditer, mais vous n'aurez pas besoin de commander de cartes. Consultez notre article dédié : Créer un bénéficiaire et lui déléguer la commande de carte
- Toutefois, si lors du paramétrage de votre compte administrateur avec votre chargé de compte, vous avez choisi de procéder à la commande de cartes, vous devrez créer, créditer les comptes, et commander les cartes. Dans ce cas, poursuivez la lecture ci-dessous 😎
👩💻 Créer les comptes de vos bénéficiaires, les créditer et leur commander des cartes
- Connectez-vous à votre compte administrateur > menu Titres Restaurant
-
Sélectionnez Nouvelle commande
Vous pouvez ensuite choisir de procéder manuellement via la plateforme, ou par import via un fichier csv.
👉 Plateforme
- Cliquez sur le bouton Ajouter un bénéficiaire
- Remplissez les informations demandées sur votre bénéficiaire
- Livraison : Vous pouvez choisir de livrer la carte au domicile de votre bénéficiaire en sélectionnant domicile
- Adresse email et matricule : Veillez à ce que l'adresse email et/ou le matricule du nouveau collaborateur ne corresponde pas ceux appartenant déjà au compte d'un de vos collaborateurs
- Nombre de titres-restaurant : vous pouvez indiquer combien de titres-restaurant recharger sur les comptes de vos bénéficiaires, toutefois, cela n'est pas obligatoire dès votre première commande.
👉 Fichier csv
- Cliquez sur "Importer via fichier"
- Suivez les étapes demandées. Nous vous invitons à consulter notre article dédié : Comment passer commande avec un fichier Excel ?
Une fois le bénéficiaire rentré :
- Une carte apparaîtra sur la ligne des bénéficiaires que vous venez d'ajouter afin de vous informer de la commande de carte.
- Poursuivez, et choisissez la date à laquelle vous souhaitez que vos titres restaurant soient crédités sur les comptes de vos bénéficiaires.
- Choisissez le jour où vos bénéficiaires recevront la communication indiquant la mise en place de Swile. Cet email inclut un lien d'activation pour qu'ils activent leur compte et leur carte à réception de celle-ci.
- Choisissez votre moyen de paiement (la première commande doit être effectuée par virement obligatoirement) et vérifiez votre adresse de livraison et de facturation.
- Acceptez les conditions et validez !
📆 Recharger les comptes existants tous les mois
Une fois que vous aurez créé tous les comptes de vos collaborateurs, vous aurez la possibilité de les recharger tous les mois, trimestres ou semestre si vous le souhaitez. Consultez : Comment recharger les comptes de mes collaborateurs ?
💳 Commander uniquement des cartes
Si vous ne souhaitez pas recharger les comptes lors de votre commande, vous pourrez uniquement commander des cartes en créant les comptes. Consultez : Commander des cartes sans recharger les comptes en titres-restaurant