Vous avez activé l'option remboursement sur facture et certains de vos bénéficiaires souhaitent vous transmettre des demandes. Voici le détail de cette fonctionnalité :
Création d'une règle
La première chose à faire sera de paramétrer une règle pour vos bénéficiaires. Pour ce faire, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre espace administrateur titre-cadeau,
- Cliquez sur l'onglet Remboursements,
- Paramétrez le statut Actif ou Inactif,
- Choisissez un nom pour la règle,
- Renseignez un montant par bénéficiaire,
- Définissez une fréquence (Ponctuelle, mensuelle ou annuelle)
- Déterminez si le montant défini plus haut est cumulatif
👉 Exemple : Si cumulatif, et que votre bénéficiaire ne vous transmet pas de facture sur le mois en cours, il aura le double disponible le mois suivant.
- Indiquez une date de début et une date de fin pour la mise en application de votre règle,
- Rédigez une petite description, sauvegardez votre règle et la voilà en ligne pour vos bénéficiaires !
Liste des règles de remboursement
Dans l'onglet Remboursement, vous pourrez également consulter toutes les règles paramétrées (actives ou inactives). 
Détail d'une demande de remboursement
Votre règle est désormais en ligne, vos bénéficiaires commencent à vous soumettre des documents. Vous trouverez les demandes soumises par vos collaborateurs dans l'onglet Demande de remboursements.
Voici les informations à retenir :
- Déterminez le statut de la demande de votre bénéficiaire :
- En attente de traitement : Demande soumise, mais pas encore analysée par vos soins,
- Acceptée, virement à faire : Demande acceptée, mais le virement n'est pas encore effectif,
- Remboursée : Demande acceptée et remboursée,
- Rejetée : Demande étudiée, mais rejetée
- Vous trouverez un rappel de la règle à laquelle votre bénéficiaire souhaite rattacher sa facture
- Dans l'encart suivant, vous trouverez le détail de la demande de votre bénéficiaire, à savoir :
- Date de la requête,
- Nom du bénéficiaire demandeur,
- Description renseignée par votre bénéficiaire,
- Coordonnées bancaires sur lequel votre bénéficiaire souhaite être remboursé
- Pour finir, vous pourrez télécharger le document soumis par votre bénéficiaire.
Liste des demandes et téléchargement du CSV des virements à réaliser
Dans l'onglet Remboursements, vous verrez l'ensemble des demandes de vos bénéficiaires avec les statuts que vous avez déterminés (dans le paragraphe ci-dessus).
Vous pourrez exporter l'intégralité des données en format CSV ou XLS à transmettre à votre banque pour virement.
Une fois le virement effectué, vous pourrez actualiser le statut de votre demande en cliquant sur les ... en bout de ligne afin que votre bénéficiaire ait la notification.
Vous y trouverez également :
- La date de la demande de votre bénéficiaire,
- La date à laquelle le virement est effectif,
- Le montant,
- Le statut.
